陕西师范大学会计档案管理办法

师财【2017】20号

第一章 总 则

第一条  为加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）等文件有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校一级财务会计档案管理。学校二级独立核算的非法人单位的财务会计档案由各单位与档案馆共同负责管理，根据本办法制定具体实施细则，报财务处备案。学校其他独立核算的法人单位的财务会计档案由本单位负责管理。

第三条  本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条  学校一级财务会计档案归口财务处和档案馆共同管理，对全校的会计档案工作实行监督和指导。

（一）会计档案归口管理部门应建立健全会计档案的内部控制制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全；积极利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段，推进会计档案管理信息化建设。

（二）财务处负责学校一级财务会计档案移交前的日常管理，包括会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管和利用等工作。

（三）档案馆负责会计档案移交后的日常管理，包括会计档案的编目、保管、利用和鉴定销毁等工作。

第五条  校内二级单位要指定专人负责会计档案管理工作。二级单位负责人对本单位会计档案管理工作负有领导责任，会计主管对本单位会计档案管理工作负有直接责任。

第二章  会计档案的内容

第六条  下列会计资料应进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告（包括部门决算报表、附表、附注、文字说明及其他财务会计报告等）；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书以及其他具有保存价值的会计资料。

第七条  同时满足下列条件的，学校财务处形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理和利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第八条  满足本办法第七条规定条件，财务处从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。    

第三章  会计档案的立卷和归档

第九条  财务处专设会计档案室，专人专岗负责会计档案管理工作，出纳人员不得兼管会计档案。档案管理员负责日常会计凭证及账簿的整理、装订、保管、利用和移交工作，并配合档案馆对到期会计档案进行鉴定和销毁工作。

第十条  档案管理员对记账凭证按日进行整理，并按要求进行装订。

第十一条 会计资料的整理、装订要求：

（一）会计凭证按日期和流水编号排列，要求整齐美观，加封面、封底装订成册，会计凭证装订封面上注明单位名称、日期、凭证种类、起止编号、档案号、装订人、装订日期、保管期限、会计主管等；

（二）会计账簿按账簿页数连续编号，按月或年度分类后加封面、封底装订成册，会计账簿装订封面上写明单位名称、账簿名称、年度、档案号、装订人、装订日期、保管期限、会计主管等；

（三）其他会计材料由财务处相关科室归类整理并装订成册，统一交由档案保管员进行会计档案保管。

第十二条  归档的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料内容应填制齐全，相关人员（审核人员、复核人员、出纳人员）应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签字或盖章。

第十三条  电子会计档案的归档。年度终了，系统管理员将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注，装盒归档，包括：会计年度数据备份盘、同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件等其他会计资料。电子会计资料应双份归档，异地存放。

第四章  会计档案的保管

第十四条 为方便会计档案的查阅和利用，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务处临时保管一年，再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定。

第十五条  会计档案的保管期限规定如下：

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年，从会计年度终了后的第一天算起；

（二）各类会计档案的保管期限按本办法附表1所列执行。

第十六条  本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。学校会计档案的具体名称如有同本办法附表1所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第五章  会计档案的移交

第十七条  财务处和档案馆应指定专人办理会计档案的移交工作。财务处负责编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

第十八条  移交会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。移交完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签章。

第十九条  移交的会计档案为纸质会计档案的，应当保持原卷册的封装。移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案及其元数据一并移交。档案馆应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第六章  会计档案的异动

第二十条  已立卷归档的一级财务会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案馆的一级财务会计档案，如确需拆封重新整理的，经财务处长批准后，由财务处派专人监督整理。

第二十一条  已移交给档案馆保管的一级财务会计档案，如确因需要重新整理的，档案馆需会同财务处、审计处共同拆封整理。

第七章  会计档案的利用

第二十二条  会计档案的查阅或复制须履行相应审批手续：

（一）校内人员查阅或复制会计档案，需填写《陕西师范大学会计档案利用审批表》（附表2），经本单位（项目）负责人签字审批后，持《陕西师范大学会计档案利用审批表》及个人身份证（或校园一卡通）至财务处履行档案查阅或复制登记手续。经财务处相关人员审核后，方可查阅或复制会计档案；

（二）学校的会计档案不对外查阅。校外人员如需查阅或复制档案，需经校内相关经费主管部门批准，由校内相关单位工作人员持《陕西师范大学会计档案利用审批表》至财务处查阅会计档案。

第二十三条  根据会计档案的查阅数量，具体审批权限如下：

（一）查阅量＜20笔的，由财务处会计档案管理员办理查阅相关手续；

（二）20笔≤查阅量＜50笔的，由财务处主管业务科长审批后办理查阅相关手续；

（三）查阅量≥50笔的，由财务处长审批后办理查阅相关手续。

第二十四条  查阅人应认真填写会计档案查阅登记簿，逐项填写查阅人姓名、查阅日期、查阅事由、查阅内容、数量等。

第二十五条  查阅人员在进行会计档案查阅时，需小心谨慎，严禁涂改、抽换、拆散原卷册，严禁携带外出及其他篡改、损坏会计档案的行为。查阅人在查阅完毕后，应及时将会计档案归放原位。未经批准，不得复制会计档案；经批准复制档案原件的，应详细登记复制记录。

第二十六条  如需查阅的会计档案已移交至档案馆，经办人在财务处办理完成会计档案查阅审批及登记手续后，可持由财务处档案管理员填制的“会计档案查阅介绍信”至档案馆进行会计档案查阅。

第二十七条  会计档案的借阅：

（一）会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应按规定办理借出和归还手续；

（二）会计档案的借阅须填写《陕西师范大学会计档案利用申请表》（附表2）；

（三）尚未移交档案馆的会计资料，经财务处长批准后，方可办理登记借阅手续；

（四）已移交档案馆的会计档案，经财务处长和档案馆负责人共同批准后，方可办理登记借阅手续；

（五）审计处借阅会计档案，可凭审计通知书或经审计处长签批的借阅凭据办理登记后，方可借阅；

（六）会计档案借出时，借阅人和会计档案管理人员需做好交接及登记工作；

（七）会计档案借阅人应当妥善保管会计档案，对借阅会计档案的完整性、安全性负有直接责任，严禁篡改、损坏或私自拆换会计档案，且必须在规定时间内归还。如借阅的会计档案发生损毁、灭失或其他未按规定借阅会计档案的行为，将根据国家有关规定对责任人予以处理。

第二十八条  会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第八章  会计档案的销毁

第二十九条  学校应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，鉴定工作由档案馆牵头，组织财务处、审计处、纪委、监察处开展鉴定工作，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第三十条  保管期满且经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案馆负责根据会计档案鉴定意见书编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；

（二）学校主管档案工作校领导、主管财务工作校领导、档案馆负责人、财务处负责人及相关经办人在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务处、纪委、监察处共同派人在指定地点监销。电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定，由档案馆、财务处、纪委、监察处及网络信息中心共同派人监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销书面报告一式两份，一份报财务处，一份归档备查。

第三十一条 会计档案保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案应当单独转存，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第九章  附 则

第三十二条  违反本办法规定的单位和个人，由相关部门依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第三十三条  预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第三十四条  本办法由财务处和档案馆负责解释。

第三十五条  本办法自2018年1月1日起执行。

财务处

2017年12月20日